Налоговики создали памятку, в которой рассказывается, что важно знать о расчёте численности для отчёта 4-Фонд.
В целях контроля за выплатой заработной платы не ниже размера минимальной заработной платы, управлением по работе с плательщиками по Мстиславскому району инспекции МНС РБ по Горецкому району установлены случаи неверного исчисления среднесписочной численности застрахованных работников и отражении в отчете 4-Фонд недостоверных данных.
Исчисление показателя отчёта 4-фонд
Исчисление этого показателя отчета 4-фонд основывается на методике определения статистических показателей по труду, а именно среднесписочной численности работников (п.5 Указаний по заполнению отчета, п. 10 Указаний №1 от 20.01.2020).
В электронной форме отчета 4-фонд среднесписочная численность застрахованных работников указывается в целых единицах.
Отправной точкой в определении данного показателя является списочная численность. В нее включаются все работники, с которыми заключен трудовой договор.
Затем из этого круга лиц исключаются работники, не явившиеся на работу в связи с больничным по временной нетрудоспособности или по беременности и родам, отпуском без сохранения зарплаты, который предоставлен по инициативе работника или в связи с получением образования, а также работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, и другие работники (подп. 10.1 Указаний №1).
Важные подробности
Принимая во внимание требования по заполнению отчета 4-фонд и правила расчета среднесписочной численности работников, в таблице представлен порядок включения разных категорий работников в показатель строки 01 отчета 4-фонд.
Еще раз отметим, что лица, работающие по гражданско-правовым договорам, не включаются в среднесписочную численность работников (подп. 6.2 п. 6 Указаний №1).
При подсчете среднесписочной численности застрахованных работников некоторые из них учитываются не как целая единица, а пропорционально отработанному времени (подп. 10.4 — 10.7 Указаний №1).
Расчет двумя способами
Численность работников, которые учитываются пропорционально рабочему времени, можно рассчитать двумя способами (подп. 10.4 п. 10 Указаний №1).
Способ 1. Если каждый рабочий день работник отрабатывает 4 часа, то в среднесписочной численности он учитывается как 0,5 единицы за каждый рабочий день.
Способ 2. Этот способ может применяться к работникам с неполным временем независимо от того, одинаковое количество рабочих часов они отрабатывают каждый день или разное. В результате вычислений по данному способу определяется средняя численность работавших неполное рабочее время не отдельно за каждый день, а за отчетный месяц.
Сначала определяется общее количество человеко-дней, отработанных такими работниками. Для этого общее число отработанных человеко-часов в отчетном месяце делится на продолжительность рабочего дня исходя из установленной законодательством продолжительности рабочей недели (например, при продолжительности рабочей недели 40 часов — на 8 часов (при пятидневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при шестидневной рабочей неделе). За дни отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.
Затем число отработанных человеко-дней делится на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце.
Пример. Расчет среднесписочной численности работников с неполным рабочим временем
В организации у трех человек рабочее время составляет 4 часа, у двух человек — 2 часа. Ими отработано в феврале 320 человеко-часов (4 часа x 3 человек x 20 рабочих дней + 2 часа x 2 человек x 20 рабочих дней).
Общее количество отработанных человеко-дней этими работниками составит 40 (320 / 8 часов), среднесписочная численность лиц, работавших неполное рабочее время, за февраль составит 2 человека (40 / 20 рабочих дней по календарю в феврале (условно)).
Расчет среднесписочной численности
Итак, за каждый календарный день определяется число лиц, которые входят в среднесписочную численность застрахованных работников. В зависимости от условий работы они учитываются как целые единицы или пропорционально отработанному времени. За выходные и праздничные дни этот показатель принимается в той величине, в которой сложился на предыдущий рабочий день (ч. 2 п. 7, п. 8 Указаний №1).
Если работник в связи с производственной необходимостью работал сверх установленной для него продолжительности рабочего времени, то при суммированном учете рабочего времени за все такие дни значение показателя «среднесписочная численность» по данному работнику не может превышать 1 (ч. 8 подп. 10.4 Указаний №1).
Далее полученные при расчете среднесписочной численности застрахованных за каждый календарный день значения суммируются. Их сумма делится на количество календарных дней отчетного месяца. Даже если организация является вновь созданной и работала неполный месяц. Среднесписочной численностью застрахованных работников за месяц и будет результат данного исчисления.
Чтобы рассчитать такой показатель за квартал или с начала года, необходимо суммировать его значения за каждый месяц отчетного периода (квартала, с начала года). Затем полученную сумму разделить на количество месяцев в этом отчетном периоде. Организациями, которые отработали неполный отчетный период (например, вновь созданные), среднесписочная численность застрахованных рассчитывается таким же образом, а именно суммируются значения за каждый месяц работы и полученная сумма делится на количество месяцев отчетного периода (3, 6, 9 или 12).
Пример. Расчет среднесписочной численности застрахованных работников за месяц и квартал
Списочная численность застрахованных по государственному соцстрахованию на начало июня составляла 49 человек. В соответствии с больничными освобождались от работы работники. Один — с 1 по 11 июня. Другой — с 5 по 20 июня. С 21 июня на работу по трудовому договору принят один работник.
- Среднесписочная численность за все календарные дни июня:
— с 1 по 4 июня — 192 чел.-дня ((49 чел. — 1 чел. (временно нетрудоспособный работник)) x 4 дня);
— 5 по 11 июня — 329 чел.-дней ((49 чел. — 2 чел. (временно нетрудоспособные работники)) x 7 дней);
— 12 по 20 июня — 432 чел.-дней ((49 чел. — 1 чел. (временно нетрудоспособный работник)) x 9 дней);
— 21 по 30 июня — 500 чел.-дней ((49 чел. + 1 чел. (принятый на работу работник)) x 10 дней).
Итого в июне — 1453 человеко-дня.
- Среднесписочная численность застрахованных за июнь с учетом округления — 48 чел. (1453 чел.-дня / 30 дней).
- Допустим, среднесписочная численность застрахованных составила за январь 50 чел., февраль — 49 чел., март — 49 чел., апрель — 52 чел., май — 50 чел. Данный показатель за период январь — июнь с учетом округления — 50 чел. ((50 чел. + 49 чел. + 49 чел. + 52 чел. + 50 чел. + 48 чел.) /6 мес.).
Работники налоговой службы просят плательщиков перепроверить показатель среднесписочной численности застрахованных работников. А также отразить в отчете 4-Фонд за январь-сентябрь достоверные данные.
